不动产档案外包业务的探索与思考
不动产登记档案是一种非常独立的档案门类，它在《不动产登记暂行条例》中一直被定义为不动产登记资料，包括：（一）不动产登记簿等不动产登记结果;（二）不动产登记原始资料，包括不动产申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果等材料以及不动产登记机构审核材料。
长期以来不动产登记档案因其唯一、法定、规范、动态、凭证、相对公开和私密的特性，使得不动产档案的管理工作尤为重要。近年来，伴随房地产市场蓬勃发展，不动产登记业务增多，不动产登记档案大量增加。就目前来看，不动产登记档案实行电子档案与纸质档案双轨并存，然而不动产登记纸质档案的整理工作程序繁琐、规范性要求高、占用人力资源多，需要专业人员指导，因此，我市不动产登记中心在调研其他城市不动产登记档案管理机制的基础上，结合自身实际情况，探索出了自己的不动产档案整理外包之路。
创新工作模式，顺应社会发展
实施不动产档案整理外包，其实质是对不动产档案工作的创新性实践。不同地区的不动产档案外包工作因管理机制的不同，有扫描外包、保管外包、档案整理和数字化外包等差异。我市的不动产档案整理外包工作主要是依托石家庄市不动产登记中心内设职能科室档案科，在利用自有不动产档案管理系统基础上，将部分不动产档案整理工作，如私产登记档案整理、私产抵押登记档案整理以及入库上架工作，外包给具有相关资质和成功经验的档案整理公司，档案科再以少量的人力进行质量风险控制。这种模式，因地制宜地解决了我市不动产档案管理工作中遇到的人力资源不足与待整理的私产登记、私产抵押登记档案不断积压的矛盾。所谓术业有专攻，将不动产档案整理工作外包交由市场主体实施，实行政府采购，是顺应社会主义市场经济发展的重要举措。
节约财政支出，实现政企双赢
不动产纸质档案整理需要大量熟练的技术人员，要求各种软硬件设备支持，同时涉及材料损耗。如果单纯由本单位人员从事这项工作，一方面难以集中人力进行核心业务的开拓，另一方面如果再进行专门的整理人员招聘则会加重单位负担，增加财政支出，而将档案整理外包可以使这些难题迎刃而解。以我单位为例，一名档案整理人员每年需要支付工资保险等费用约48000元。以2019年档案外包为例（数量26.5万卷，总金额998300元），按年有效工作日约为250天计算，为确保不动产登记档案得到及时整理，专门从事档案整理人员需至少保持在19人左右。这样一来，仅人员工资保险费的支出这一项每年达到912000元。同时档案盒、打号机、粘贴纸等相关耗材，为开展档案整理工作而配置的专用装订机、电脑、打印机等设备购买维护费用等更是一笔不小的开支。由此可见，由本单位职工自行完成档案整理工作，一年的支出将大大超出将档案整理外包所需的费用。档案整理外包的经济性不言而喻。不得不说，档案整理外包是减轻财政负担，增加企业收入，实现政企双赢的明智之举。
提高服务质量，提升群众满意度
近几年，由于陡增的不动产档案没有得到及时整理，阻碍了不动产档案的有效利用，给进行不动产档案查询的群众造成了不便，引发了不少矛盾。将不动产档案整理外包，大大提高了档案整理效率，缩短了从接收不动产登记资料到整理形成不动产档案的时间。而档案科的质量风险控制以及聘请专家进行项目成果验收，使档案整理规范化有保证，为档案整理的质量上了双保险。这些工作扎实稳步推进，为不动产档案查询服务顺利进行奠定了基础。此外，将不动产档案整理外包，我单位可以安排更充足的人员进行不动产登记、查询等窗口服务工作，集中精力抓核心业务，增进业务能力，提高服务质量，促使整体服务水平不断提升，群众满意度和幸福感不断增强。
在与专业档案外包公司的接触中我们也学习到了值得借鉴的档案管理经验，比如把档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享。在经济效益、办公效率、原件保护方面，这与传统档案管理有不可替代的先进性。与此同时，不动产档案外包过程中的一些风险还需要我们注意防范。比如重视档案外包公司的选择，加强与外包公司的有效沟通，注重质量监控，严格细节管理与过程管理，防止档案资料信息泄露等。
总之，不动产档案外包不应该是我们为完成工作任务的无奈选择，而是我们顺应市场需求升级档案管理工作的一次有益尝试。我们要主动利用外部档案整理的优势資源为我们服务，这样才能将不动产档案管理工作真正做实、做好，为不动产档案的有效利用提供保障，为全面提升不动产档案服务水平增辉添彩。
作者单位：石家庄市不动产登记中心
